Правила поведения секретаря на работе

Первый, кого видит посетитель в организации обычно секретарь, поэтому на этого человека ложится не только прямая рабочая функция, но и имиджевая, поэтому правила делового этикета распространяются и на костюм секретаря.

По секретарю можно создать первое впечатление о компании, которое потом очень трудно скорректировать. Секретарь в офисе подчиняется самому строгому дресс-коду, его вид должен быть безупречен, костюм выдержан в деловом стиле. Во внешнем виде секретаря нет мелочей. Лак на ногтях не должен быть ярких цветов, отличным вариантом будет маникюр в стиле нюд.

Работа в приемной

Второе, с чем сталкивается посетитель – это работа секретаря по приему гостей. Деловой этикет требует, чтобы секретарь вежливо и доброжелательно встречал входящего, после приветствия следует поинтересоваться целью визита. Важная функция секретаря – это помощь руководителю, поэтому он должен перераспределять посетителей между специалистами и лишь в крайнем случае допускать визитера в кабинет руководителя. Секретарь должен отлично представлять себе структуру организации и должностные обязанности специалистов, чтобы перенаправить посетителя в тот отдел, который сможет ему помочь в решении проблемы.

Если посетитель вынужден подождать приема, то секретарь должен пригласить его присесть, также предложить напитки, журналы, проспекты для просмотра. Длительное нахождение посетителей в приемной нежелательно, так как плохо характеризует организацию работы на предприятии. Пока посетитель находится в приемной, секретарь не должен вести разговоров, в том числе по телефону, которые могли бы раскрыть какие-то частные детали бизнеса. Также посетитель не должен иметь возможности видеть монитор компьютер секретаря и читать содержимое документов на столе.

Правила телефонной коммуникации

Кроме общепринятых правил ведения (какие правила?) телефонного разговора, секретарь должен придерживаться дополнительных требований.

Секретарь должен оперативно отвечать на телефонные звонки, снимая трубку, он должен здороваться, называть организацию, в некоторых компаниях он также называет свою должность и фамилию. Далее ему следует осведомиться о цели звонка. Он должен максимально оберегать руководителя и перенаправлять, по возможности, звонки специалистам компании, при этом он должен назвать звонящему фамилию и должность человека, с которым его соединяют.

Секретарю следует записывать всю важную информацию, которую ему передают, фиксировать звонки и потом сообщать о них руководителю. При соединении с руководителем, секретарь должен переводить звонок в кабинет руководителя, предупредив его о том, кто и зачем звонит. В ряде компаний звонки переводятся без предварительного предупреждения, кроме тех случаев, когда у руководителя посетители. В других компаниях, напротив, звонки переводятся на руководителя только в исключительных случаях или только в определенное время. все эти нюансы оговариваются при вступлении секретаря в должность.

В то время, когда руководитель занят, секретарь принимает звонки и говорит о времени, когда можно будет перезвонить и обязательно записывает то, что нужно передать.

Помощь руководителю

Во время приема посетителей руководителем, секретарь должен помогать ему, принося необходимые документы. Через 10-15 минут после начала переговоров секретарь должен предложить посетителям чай и кофе. В некоторых случаях, это делается в начале переговоров, после представления сторон и оглашения повестки беседы.

Вносить напитки следует на подносе или специальном столике. Секретарь должен за один раз внести в кабинет все необходимые предметы для чая и кофе. Секретарь аккуратно расставляет предметы сервировки на столе, поднося чашку каждому гостю. После того, как приборы расставлены секретарь каждому гостю предлагает чай или кофе. Начинать обслуживание нужно с главы делегации, затем предлагают напитки старшим по возрасту и женщинам, далее всем по очереди, последнему наливают напиток своему руководителю и представителям принимающей стороны.